Die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und seines Vertreters

Die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und seines Vertreters § 7 GwG

Nach § 6 Abs. 2 Nummer 2 GwG sind ein GWB und sein Stellvertreter zu bestellen. Diese Pflicht wird in § 7 GwG weiter konkretisiert.

Gemäß § 7 Abs. 1 GwG haben u.a. die Verpflichteten nach § 2 Abs. 1 Nummer 1 bis 3, 7 und 9 GwG einen GWB auf Führungsebene (vgl. § 1 Abs. 15 GwG) sowie einen Stellvertreter zu bestellen. Es muss gewährleistet sein, dass diese ihre Aufgaben unabhängig und effektiv wahrnehmen können. Der Stellvertreter wird im Falle der Abwesenheit des GWB oder im arbeitsteiligen Zusammenwirken mit dem GWB tätig. Soweit erforderlich und arbeitsteiliges Zusammenwirken gewährleistet ist, kann es auch mehrere Stellvertreter geben.

Der GWB ist ein Instrument der Geschäftsleitung und muss als solches dem zuständigen Mitglied der Leitungsebene (§ 4 Abs. 3 GwG) unmittelbar organisatorisch und fachlich nachgeordnet sein. Der GWB sowie sein Stellvertreter unterliegen hinsichtlich dieser Funktion dem Direktionsrecht des zuständigen Mitglieds der Leitungsebene. Der GWB hat dem Mitglied der Leitungsebene direkt und unmittelbar zu berichten. Zudem ist sicherzustellen, dass – soweit vorhanden – das entsprechende gesellschaftsrechtliche Kontrollgremium der Leitungsebene (z.B. im Fall einer Aktiengesellschaft der Aufsichtsrat) unter Einbeziehung des zuständigen Mitglieds der Leitungsebene direkt beim GWB Auskünfte einholen kann.

Um Interessenkollisionen zu vermeiden, kommt die Bestellung von Mitgliedern der Leitungsebene zu GWB oder Stellvertretern in der Regel nur bei Verpflichteten in Betracht, die weniger als 15 Vollzeitäquivalente haben und für diese Tätigkeit keinen geeigneten Beschäftigten unterhalb der Leitungsebene besitzen.

Zur Vermeidung von Interessenkonflikten soll der GWB zudem grundsätzlich nicht gleichzeitig mit den Aufgaben des Datenschutzbeauftragten beauftragt werden, es sei denn, den jeweiligen Pflichten wird angemessen Rechnung getragen und dieser Sachverhalt wird prüfungstechnisch nachvollziehbar begründet und dokumentiert. Der GWB darf zudem nicht Funktionen der Innenrevision wahrnehmen.

Grundsätzlich soll keine Anbindung des GWB an andere Organisations- und Stabsbereiche erfolgen. Dies gilt nicht für die Anbindung auf gleicher Ebene an andere Kontrollbereiche, wie etwa Compliance oder Risikocontrolling, bei gleichzeitiger Leitungswahrnehmung von beiden Bereichen. Soweit dennoch eine Anbindung an andere Organisations- und Stabsbereiche, beispielsweise die Rechtsabteilung, erfolgt, ist dies unter Darlegung der Gründe der Anbindung an die andere Organisationseinheit prüfungstechnisch nachvoll-ziehbar zu dokumentieren.

Das Geschäftsinteresse des Unternehmens darf der ordnungsgemäßen Ausführung der Aufgaben des GWB nicht entgegenstehen. § 7 Abs. 7 GwG stellt klar, dass der GWB und sein(e) Stellvertreter durch Interessens-gegensätze, die zwischen der Erfüllung der zu beachtenden geldwäscherechtlichen Vorschriften, der ent-sprechenden aufsichtlichen Vorgaben und dem Geschäftsinteresse des Unternehmens bestehen können, nicht in ihren Rechten als Arbeitnehmer beeinträchtigt werden dürfen.

Anzeige der Bestellung und Entpflichtung

Die Bestellung und Entpflichtung der Person des GWB und seines/seiner Stellvertreter(s) sind der BaFin unverzüglich unter Angabe des jeweiligen Datums und der Kontaktdaten vorab anzuzeigen. Die BaFin behält sich vor, Angaben über die Qualifikation des entsprechenden Mitarbeiters (z.B. Übersicht über den beruflichen Werdegang, Nachweise über die Teilnahme an geldwäscherechtlichen Schulungsveranstaltungen etc.) sowie seine Zuverlässigkeit (z.B. in Form von Auskünften aus dem Bundeszentralregister oder ggf. auch aus dem Gewerbezentralregister) nachzufordern.

Möglichkeit des Widerrufs einer Bestellung durch die BaFin

Der Verpflichtete muss sicherstellen, dass die Bestellung einer Person zum GWB oder zu seinem Stellvertreter auf Verlangen der BaFin widerrufen werden kann, wenn die Person aus Sicht der BaFin nicht die erforderliche Qualifikation oder Zuverlässigkeit aufweist.

Dies ist regelmäßig der Fall, wenn aufgrund der Darlegungen des Verpflichteten oder aufgrund anderer, der BaFin vorliegenden Informationen, Anhaltspunkte für eine fehlende Qualifikation oder Zuverlässigkeit bestehen.

Anhaltspunkte für eine Unzuverlässigkeit eines GWB können sich z. B. aus seiner bisherigen Tätigkeit, sei es als GWB oder in anderer Funktion (beispielsweise als ehemaliger Geschäftsleiter eines Verpflichteten), ergeben.

Anforderungen an die Tätigkeit als GWB

Da der GWB Ansprechpartner für die BaFin, die Strafverfolgungsbehörden und für die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (im Folgenden: FIU) ist, sollte er grundsätzlich der deutschen Sprache hinreichend mächtig sein, um in der Lage zu sein, mit den zuständigen Behörden zu kommunizieren. Es darf insoweit nicht zu Verzögerungen bei der Wahrnehmung der Aufgaben kommen.

Soweit in einem Institut im Sinne von § 2 Abs. 1 Nrn. 1 oder 2 GwG eine „Zentrale Stelle“ im Sinne von § 25h Abs. 7 Satz 1 KWG besteht, obliegt dem GWB darüber hinaus auch die Zuständigkeit für alle Maßnahmen zur Verhinderung von „sonstigen strafbaren Handlungen“ i.S.v. § 25h Abs. 1 Satz 1 KWG. Diese Maßnahmen sind mit den Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung inhaltlich und organisa-torisch abzustimmen.

Sachliche/personelle Ausstattung und Rechte des GWB

Die sachliche und personelle Ausstattung des GWB hat sich an der Größe, am Geschäftsmodell sowie der abstrakten Risikosituation des jeweiligen Verpflichteten und den daraus resultierenden Aufgaben des GWB zu orientieren, um eine hinreichende Wahrnehmung seiner Aufgaben sicherzustellen.

Für die Aufgaben des GWB sind angemessene Mittel bereitzuhalten, die die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (z. B. §§ 6 Abs. 2 Nr. 6, 7 Abs. 5 Satz 3 GwG) gewährleisten. Kürzungen dieser Mittel sind schriftlich vom zuständigen Mitglied der Leitungsebene zu begründen. Das Aufsichtsorgan des Verpflichteten ist über alle wesentlichen Kürzungen zu informieren.

Ungeachtet der Gesamtverantwortung des zuständigen Mitglieds der Leitungsebene ist der GWB für die Einhaltung der Vorschriften zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung zuständig.

Der GWB sowie sein(e) Stellvertreter müssen berechtigt sein, im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben

• für das Unternehmen die notwendigen rechtsverbindlichen Erklärungen abzugeben und es bei entsprechenden Sachverhalten nach außen zu vertreten sowie
• in allen Angelegenheiten der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unternehmensinterne Weisungen zu erteilen.

Neben der Erteilung von Einzel- oder Gesamtprokura kann die Bevollmächtigung auch anderweitig erfolgen, z.B. durch Erteilung einer entsprechenden Handlungsvollmacht.

Der GWB sowie sein(e) Stellvertreter sind im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung gegenüber den Beschäftigten des Unternehmens weisungsbefugt. Gegenüber dem zuständigen Mitglied der Leitungsebene sind sie grundsätzlich weisungsgebunden.

Dies gilt allerdings nicht für die in § 7 Abs. 5 Satz 6 GwG genannten Fälle: danach unterliegt der GWB in Bezug auf beabsichtigte Meldungen nach § 43 GwG oder der Beantwortung eines Auskunftsersuchens der FIU nicht dem Direktionsrecht durch die Geschäftsleitung.

Der GWB ist insbesondere in die Prozesse zur Ausgestaltung und Prüfung neuer Produkte, in die Erschließung neuer Geschäftsfelder, Finanzdienstleistungen und Kundenkategorien möglichst frühzeitig einzubinden, um deren effektive Überwachung und Bewertung zu gewährleisten und die Beratungs- und Unterstützungs-funktion des GWB zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sicherzustellen. Gleiches gilt für die Erstellung von Organisations- und Arbeitsanweisungen, um darauf hinzuwirken, dass diese ge-eignet sind, Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen zu verhindern.

Der GWB muss über eine Position verfügen, die es ihm erlaubt, die Belange im Zusammenhang mit der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auch gegenüber der ihm übergeordneten Leitungsebene mit gebotenem Nachdruck vertreten zu können.

Der GWB ist in sämtliche Informationsflüsse, die für die Erfüllung seiner Aufgaben von Bedeutung sein können, einzubinden. Ihm ist Zugang zu allen für seine Tätigkeit relevanten Informationen sowie ein unein-geschränktes Auskunfts-, Einsichts- und Zugangsrecht zu sämtlichen Räumlichkeiten und Unterlagen, Aufzeichnungen, IT-Systemen sowie weiteren Informationen, die für die Ermittlung relevanter Sachverhalte erforderlich sind, zu gewähren. Der GWB kann sich relevante Prüfungsberichte sowohl der Innenrevision als auch von externen Prüfern vorlegen lassen.

Soweit sich der GWB bei der Erfüllung seiner Aufgaben weiterer Personen außerhalb seines Bereichs bedient, haben diese ihn über den Ablauf und die Ergebnisse ihrer Tätigkeit in regelmäßigen Abständen zu informieren. Der GWB ist ihnen gegenüber im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben weisungsbefugt.

Beschäftigte des Unternehmens dürfen die Herausgabe von Unterlagen oder die Erteilung von für die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung relevanter Auskünften nicht verweigern. Strafprozessuale Aussage- oder Auskunftsverweigerungsrechte bleiben hiervon unberührt.

Aufgaben des Geldwäschebeauftragten

Zu den Aufgaben, die vom GWB wahrzunehmen sind, gehören insbesondere (vgl. hierzu auch Beschluss des OLG Frankfurt a.M. vom 10.04.2018, Az.: 2 Ss-OWi 1059/17):

• Schaffung und Fortentwicklung einer einheitlichen oder von aufeinander abgestimmten unternehmensspezifischen Risikoanalyse(n) (§ 5 GwG; siehe hierzu Kapitel 2.3)
• Entwicklung und Aktualisierung interner Grundsätze und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, insbesondere von Arbeits- und Organisationsanweisun-gen und angemessenen geschäfts- und kundenbezogenen Sicherungssystemen
• Der GWB ist bei der Erstellung sonstiger interner Organisations- und Arbeitsanweisungen für den Verpflichteten und deren Weiterentwicklung einzubeziehen, soweit diese eine Relevanz im Hinblick auf die Durchführung der Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung aufweisen.
• Schaffung klarer Berichtswege
• Durchführung laufender Überwachung in Bezug auf die Einhaltung der o.g. Vorschriften

Der GWB hat durch risikobasierte Überwachungshandlungen im Rahmen eines strukturierten Vorgehens die Angemessenheit und Wirksamkeit der eingerichteten Organisations- und Arbeitsanweisungen und der geschäfts- und kundenbezogenen internen Sicherungssysteme des Unternehmens (vgl. § 6 GwG) sicherzustellen. In die Überwachung sind grundsätzlich alle wesentlichen Bereiche des Verpflichteten unter Berücksichtigung der Risiken der einzelnen Geschäftsbereiche einzubeziehen. Der GWB nimmt die Überwachung durch eigene risikobasierte Prüfungshandlungen oder durch Prüfungshandlungen Dritter vor. Überwachungshandlungen beziehen sich auch auf Transaktionen und Geschäftsbeziehungen, die aufgrund des Erfahrungs-wissens des Verpflichteten mit Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiken behaftet sein können.

Diese Überwachungshandlungen bestehen unabhängig von den retrospektiven Prüfungspflichten der Internen Revision. Im Gegensatz zu den Prüfungen der Innenrevision führt der GWB seine Überwachungshandlungen im Zusammenhang mit der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erforderlichenfalls prozessbegleitend oder zumindest zeitnah durch. Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der GWB ferner das Recht, uneingeschränkt Stichproben durch-zuführen.

Transaktionen, die im Verhältnis zu vergleichbaren Transaktionen besonders komplex oder groß sind oder ohne offensichtlichen wirtschaftlichen oder rechtmäßigen Zweck erfolgen (§ 15 Abs. 3 Nr. 2 GwG; siehe dazu unter Kapitel 7.4.), sind vom GWB zu untersuchen (vgl. § 15 Abs. 5 Nr. 1 GwG).

• Bearbeitung von Verdachtsfällen

Der GWB hat Verdachtsfälle zu bearbeiten, die Voraussetzungen einer Meldung nach § 43 GwG zu prüfen und ggf. Verdachtsmeldungen nach § 43 GwG an die zuständige FIU weiterzuleiten. In diesem Zusammenhang hat er auch die Entscheidung über die Beendigung der Geschäftsbeziehung zu treffen.

• Information der Leitungsebene und des Aufsichtsorgans

Soweit Defizite in den Grundsätzen und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung festgestellt werden, hat der GWB die Maßnahmen, die zur Behebung von Defiziten im Bereich der bestehenden internen Sicherungssystemen notwendig sind, zu ermitteln und das zuständige Mitglied der Leitungsebene darüber zu informieren.

Soweit das zuständige Mitglied der Leitungsebene von den Vorschlägen des GWB abweicht, ist dies zu dokumentieren.

Der GWB hat dem zuständigen Mitglied der Leitungsebene periodisch, mindestens einmal jährlich, einen Bericht über seine Tätigkeit, insbesondere über die Risikosituation des Unternehmens und die erfolgten und beabsichtigten Maßnahmen zur Umsetzung der geldwäscherechtlichen Pflichten, zu übermitteln. Dies kann auch im Rahmen der gemäß § 4 Abs. 3 Satz 2 GwG vorzulegenden und entsprechend ausgestalteten Risikoanalyse geschehen. Weitere ad-hoc Berichte sind beim Vorliegen eines besonderen Anlasses zu erstellen.

Die Berichte sind vom zuständigen Mitglied der Leitungsebene auch dem Vorsitzenden des gesellschaftsrechtlichen Kontrollgremiums der Leitungsebene (z.B. im Fall einer Aktiengesellschaft dem Aufsichtsrat), soweit vorhanden, weiterzuleiten. Durch das zuständige Mitglied der Leitungs-ebene veranlasste Änderungen wesentlicher Bewertungen oder Empfehlungen des GWB sind im

jeweiligen Bericht gesondert zu dokumentieren. Über diese Änderungen ist auch der Vorsitzende des Kontrollgremiums zu informieren.

• Unterrichtung der relevanten Beschäftigten über die Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und Erarbeitung eines Schulungskonzepts

Dies beinhaltet die Unterstützung der operativen Bereiche bei der Durchführung oder die eigene Unterrichtung durch den GWB und ggf. entsprechende Schulungen (intern oder extern), insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Neuerungen, Änderungen der Verwaltungspraxis der BaFin oder andere Änderungen der aufsichtsrechtlichen Anforderungen und die daraus resultierenden Verhaltensregeln für Beschäftigte.

• Der GWB ist Ansprechpartner für die BaFin, die Strafverfolgungsbehörden und für die FIU
• Bei der Erfüllung seiner Aufgaben kann sich der GWB auch anderer Bereiche im Unternehmen bedienen.

Voraussetzung für die wirksame Wahrnehmung der vorgenannten Aufgaben des GWB ist, dass im Unternehmen

• hinreichend klare Berichtswege bestehen,
• die jeweiligen Zuständigkeiten in den internen Grundsätzen und Verfahren geregelt sind und
• keine vermeidbaren Doppelzuständigkeiten bestehen.

Auslagerung

Soweit die Funktion des GWB gemäß § 6 Abs. 7 GwG ausgelagert ist (siehe dazu auch unter Kapitel 3.10.), muss im Unternehmen ein Ansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit der ausgelagerten Funktion des GWB bestehen und sichergestellt sein, dass das zuständige Mitglied der Leitungsebene direkt beim Dienstleister Auskünfte einholen kann.

Eine Auslagerung stellt auch die Wahrnehmung von Aufgaben durch eine ausländische Muttergesellschaft oder Hauptniederlassung dar.

Befreiung

Nach § 7 Abs. 2 GwG kann die BaFin unter den dort genannten Voraussetzungen Befreiungen von der Pflicht zur Bestellung eines GWB aussprechen.

Gemäß § 7 Abs. 2 GwG kann von der Bestellung eines GWB ausnahmsweise befreit werden, wenn sichergestellt ist, dass

• die Gefahr von Informationsverlusten und -defiziten aufgrund arbeitsteiliger Unternehmensstruktur nicht besteht und
• nach risikobasierter Bewertung anderweitige Vorkehrungen getroffen werden, um Geschäftsbeziehungen und Transaktionen zu verhindern, die mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zusammenhängen.

Als Ausnahmevorschrift wird die Befreiung unbeschadet der für die Verpflichteten bestehenden Möglichkeit, Mitglieder der Leitungsebene als GWB zu bestellen (vgl. hierzu unter. 3.2, S. 16), restriktiv gehandhabt. Eine Befreiung kommt in der Regel nur bei Verpflichteten in Betracht, bei denen die Vorkehrungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung frei von gewichtigen Mängeln sind bzw. keine Anhaltspunkte für gewichtige Mängel vorliegen. Nach ständiger Verwaltungspraxis ist eine Gefahr von Informationsverlusten und -defiziten regelmäßig bei Verpflichteten mit mehr als 15 Mitarbeitern, in Unternehmensgruppen sowie insbesondere im Falle von grenzüberschreitenden Unternehmensstrukturen anzunehmen.

Auch im Falle einer Befreiung sind alle übrigen geldwäscherechtlichen Pflichten vom Verpflichteten einzuhalten. Es muss sichergestellt werden, dass im Falle von Anfragen der BaFin, der FIU oder von Straf-verfolgungsbehörden ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Der Verpflichtete hat den Antrag auf Befreiung schriftlich begründet einzureichen. Sowohl die Ablehnung des Antrags als auch dessen Bewilligung sind jeweils kostenpflichtig.

Anordnungsbefugnis

In Bezug auf die Verpflichteten nach § 2 Nrn. 4 und 5 GwG kann die BaFin gemäß § 7 Abs. 3 GwG die Bestellung eines GWB und eines Stellvertreters anordnen, wenn sie dies für angemessen hält.

Quelle: BaFin- Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Geldwäschegesetz 2018;